Pemanggilan sidang bukan sekadar formalitas administratif. Ia menentukan sah atau tidaknya seluruh proses pemeriksaan perkara. Pengadilan wajib memanggil para pihak secara sah dan patut sebagai prasyarat pemeriksaan. Kewajiban ini mewujudkan asas audi et alteram partem, yaitu memberikan kesempatan yang seimbang kepada para pihak untuk hadir dan menyampaikan pembelaan. Apabila pemanggilan tidak memenuhi ketentuan hukum acara, proses persidangan berpotensi cacat formil dan putusan dapat dibatalkan pada tingkat upaya hukum.
Perluasan Mekanisme Surat Panggilan (Relaas) dari Fisik ke Elektronik
Perkembangan teknologi dan kebutuhan efisiensi mendorong Mahkamah Agung memperluas mekanisme relaas panggilan/pemberitahuan. Melalui Peraturan Mahkamah Agung Nomor 7 Tahun 2022 tentang Perubahan atas Peraturan Mahkamah Agung Nomor 1 Tahun 2019 tentang Administrasi Perkara dan Persidangan di Pengadilan Secara Elektronik (”PERMA No. 7 Tahun 2022”), Mahkamah Agung mengatur pemanggilan dan pemberitahuan melalui domisili elektronik para pihak. Pengadilan menyampaikan relaas panggilan melalui sistem elektronik apabila para pihak telah terdaftar dan terverifikasi dalam Sistem Informasi Pengadilan (SIP).
Namun, tidak semua pihak memiliki atau mengaktifkan domisili elektronik. Dalam kondisi demikian, pengadilan menggunakan mekanisme surat tercatat melalui jasa layanan pengiriman. Tata cara teknisnya diatur dalam Surat Edaran Mahkamah Agung Nomor 1 Tahun 2023 tentang Tata Cara Pemanggilan dan Pemberitahuan Melalui Surat Tercatat (“SEMA No. 1 Tahun 2023”).
Di sinilah perdebatan muncul: apakah pengiriman melalui surat tercatat sudah memenuhi standar “sah dan patut” menurut hukum acara, serta cukup menjamin kepastian hukum bagi pihak yang dipanggil?
Mekanisme Lama vs Mekanisme Baru
Berikut perbandingan mekanisme relaas panggilan surat tercatat berdasarkan HIR/RBg dan mekanisme relaas panggilan berdasarkan SEMA No. 1 Tahun 2023, sebagai berikut:
| ASPEK | HIR/RBg | SEMA No. 1 Tahun 2023 |
| Subjek Pelaksana |
Juru Sita atau Juru Sita Pengganti (Pasal 338 HIR/ Pasal 718 RBg) |
Jasa penyedia layanan pengiriman surat tercatat yang ditentukan oleh Mahkamah Agung. (Poin angka 2) |
| Cara penyampaian | Disampaikan kepada orang yang bersangkutan sendiri di tempat kediaman atau tempat tinggalnya. (Pasal 390 ayat (1) HIR/ Pasal 718 ayat (1) RBg) | Disampaikan secara langsung (on hand delivery) kepada para pihak dengan bukti tanda terima dan tanggal terima. (Poin angka 3) |
| Jika Tidak Bertemu Langsung | Disampaikan kepada Kepala Desa setempat. (Pasal 390 ayat (1) HIR/ Pasal 718 ayat (1) RBg) | Dapat disampaikan kepada orang dewasa yang tinggal serumah, dan apabila tidak bertemu orang dewasa yang tinggal serumah maka disampaikan kepada resepsionis/petugas keamanan di tempat tinggal gedung sepanjang bukan pihak lawan dan bersedia difoto serta menyerahkan identitas dan apabila menolak maka akan disampaikan melalui lurah atau kepala desa. (Poin angka 3, 5, 6, 7) |
| Jika Penerima Menolak | HIR tidak mengatur secara eksplisit mekanisme pencatatan penolakan. Jurusita mencatat dalam relaas. | Petugas mencatat secara elektronik bahwa para pihak tidak bersedia menerima dan/atau menandatangani. Surat dikembalikan ke pengadilan (retur). (Poin angka 4) |
| Jika Pihak Meninggal Dunia | Disampaikan kepada ahli waris. Jika tidak diketahui, maka akan disampaikan kepada Kepala Desa. Pasal 390 ayat (2) HIR) | Keadaan tersebut hanya dapat dinyatakan dengan keterangan dari lurah atau kepala desa setempat. (Poin angka 10) |
| Jika Alamat Tidak Diketahui | Surat disampaikan kepada Bupati di wilayah tempat tinggal penggugat. Diumumkan dengan menempelkan pada pintu ruang sidang. (Pasal 390 ayat (3) HIR/ Pasal 718 RBg). | Mekanisme panggilan umum. (Poin angka 9) |
| Aspek Patut | Tenggang waktu antara diterimanya panggilan dan hari sidang tidak kurang dari 3 hari. (Pasal 122 HIR/Pasal 146 RBg) | Panggilan harus dikirimkan melalui surat tercatat paling lambat 6 (enam) hari kalender sebelum sidang dan diterima secara patut oleh para pihak paling lambat 3 (tiga) hari kerja sebelum sidang. (Poin angka 11). |
Jika dicermati, HIR/RBg menitikberatkan legitimasi pejabat dan verifikasi faktual di lapangan oleh Jurusita. Sementara SEMA No. 1 Tahun 2023 menekankan dokumentasi administratif, bukti tanda terima, serta pencatatan elektronik sebagai instrumen akuntabilitas.
Bagaimana Jika Relaas Panggilan Tidak Diterima?
Permasalahan muncul ketika pihak yang dipanggil (tergugat) tidak menerima surat secara fisik. Apakah pemanggilan tetap sah?
Aspek formil menekankan bukti pengiriman. Jika pengadilan dapat menunjukkan bukti surat tercatat telah dikirim sesuai alamat resmi, pemanggilan atau pemberitahuan dianggap sah (SEMA No. 1 Tahun 2023 poin angka 1). Sementara aspek materiil menilai apakah tergugat benar-benar mengetahui panggilan tersebut. Jika surat kembali dengan keterangan alamat tidak ditemukan atau pindah tanpa keterangan, maka pemanggilan/pemberitahuan tidak memenuhi asas kepatuhan. Hakim wajib memerintahkan pemanggilan ulang atau melalui mekanisme lain, termasuk pemanggilan melalui kepala desa dan/atau pemanggilan umum (SEMA No. 1 Tahun 2023 poin angka 10 dan 9).
Dalam hal apabila relaas panggilan tidak diterima oleh pihak penerima panggilan (tergugat) sementara hakim telah menjatuhkan putusan verstek, maka tergugat dapat mengajukan perlawanan terhadap putusan verstek dengan dalil pemanggilan tidak sah dan patut, pihak yang dipanggil (tergugat) wajib membuktikan bahwa pengadilan tidak melaksanakan pemanggilan sesuai ketentuan SEMA No. 1 Tahun 2023. Dalil bahwa tergugat tidak pernah menerima surat panggilan atau relaas panggilan tidak serta merta membatalkan putusan, sepanjang Juru Sita telah melaksanakan pemanggilan sesuai prosedur hukum acara melalui jasa pelayanan pengiriman. Jika surat panggilan (relaas) tidak diterima oleh pihak tergugat secara sah dan patut, dapat mengakibatkan persidangan tidak sah dan dapat dibatalkan.
Hal tersebut tercermin dalam Putusan Nomor 100/Pdt.Plw/2012/PN Btm. Dalam perkara tersebut, Pelawan yang semula sebagai Tergugat mengajukan perlawanan terhadap Putusan Verstek Nomor 100/Pdt.G/2012/PN.Btm. Pelawan secara tegas mendalilkan bahwa pemanggilan tidak sah dan patut karena Pelawan tidak pernah menerima surat panggilan sidang sehingga tidak mengetahui adanya perkara tersebut. Putusan Verstek Nomor 100/Pdt.G/2012/PN.Btm tersebut kemudian dibatalkan dan dinyatakan tidak sah. Keadaan tersebut menunjukkan adanya kemungkinan pengajuan upaya hukum perlawanan atau verzet terhadap putusan verstek. Namun, Tergugat tetap wajib membuktikan bahwa pemanggilan tidak sah dan patut.
Adapun kendala atas relaas panggilan melalui surat tercatat yang sering menjadi masalah dalam praktik adalah:
- Validitas alamat pihak yang dipanggil: gugatan sering mencantumkan alamat lama atau tidak lengkap. Surat tercatat bergantung sepenuhnya pada ketepatan dan keakuratan alamat tempat tinggal atau tempat keadiaman para pihak.
- Pada prinsipnya jasa pengirim hanya berperan mengantarkan surat panggilan (relaas) sidang, sehingga tidak memberikan keterangan mengenai persidangan apabila dipertanyakan oleh para pihak. Dalam hal ini kurangnya inisiatif pelayanan jasa pengiriman untuk menelusuri kondisi dan situasi pihak berperkara.
Kesimpulan
Surat panggilan atau relaas tercatat saat ini dilaksanakan melalui jasa penyedia layanan pengiriman yang bekerja sama dengan pengadilan. Meskipun mekanisme pemanggilan melalui surat tercatat lebih efisien, mempercepat proses administrasi, dan menekan biaya operasional. Namun dari sisi kepastian hukum, efektivitasnya bergantung pada keakuratan data alamat serta integritas proses pengiriman. Untuk itu, apabila hakim menjatuhkan putusan verstek atas ketidakhadiran Tergugat yang tidak sesuai dengan mekanisme pemanggilan yang sah dan patut menurut hukum, Tergugat dapat mengajukan upaya hukum perlawanan atau verzet terhadap putusan verstek tersebut dengan membuktikan bahwa alasan ketidakhadirannya sah dan berdasar.
Referensi
Herzien Inlandsch Reglement (HIR), Lembaran Negara (Staatsblad) Tahun 1941 Nomor 44
Reglement Tot Regeling Van Het Rechtswezen in de Gewesten Buiten Java en Madura (RBg), Lembaran Negara (Staatsblad) Tahun 1927 Nomor 227
Peraturan Mahkamah Agung Republik Indonesia Nomor 7 Tahun 2022 Tentang Perubahan Atas Peraturan Mahkamah Agung Nomor 1 Tahun 2019 Tentang Administrasi Perkara dan Persidangan di Pengadilan Secara Elektronik
Surat Edaran Nomor 1 Tahun 2023 Tentang Tata Cara Panggilan dan Pemberitahuan Melalui Surat Tercatat
Penulis: Lasta Elfrida Sinaga, S.H.
Editor: Yohana Maranatha, S.H., M.Kn.